Checklisten und Vorlagen zum Download

Diese Seite bündelt die wichtigsten Download-Ressourcen aus dem Recht- und DSGVO-Cluster. Vorlagen für AVV, Tool-Whitelist, Kennzeichnungs-Style-Guide, Mitarbeitenden-Handbuch. Alle Vorlagen sind anpassbar, in deutscher Sprache, für DACH-Setups gedacht.

Verfügbare Downloads

1. AVV-Vorlage mit KI-Anbietern (PDF und Word)

Standard-AVV mit acht Pflicht-Inhalten (Art. 28 DSGVO) plus sechs Zusatz-Klauseln für KI-Anbieter.

• Sub-Verarbeiter-Liste mit Aktualisierungs-Pflicht
• EU-Region-Garantie
• Modell-Training-Ausschluss
• Retention-Period-Konfiguration
• Audit-Recht
• Hinweis-Pflichten bei Datenpannen (24h)

2. Tool-Whitelist-Template (Excel und Notion)

Spalten: Tool-Name, Kategorie, Anbieter, Tarif-Stufe, EU-Hosting, AVV-Status, Training-Ausschluss, Indemnification, Use-Case-Eignung, Stand letzte Prüfung, Verantwortlich.

3. Kennzeichnungs-Style-Guide (PDF)

Vier Style-Vorlagen für KI-Inhalts-Kennzeichnung: Bild/Video, Deepfake (Pflicht), Chatbot-Hinweis, KI-augmented Editorial. Pro Vorlage: Text, Positionierung, Gestaltungs-Empfehlung.

4. Mitarbeitenden-Handbuch KI im Team (PDF, 5 Seiten)

• Welche Tools sind erlaubt
• Welche Daten in welchen Prompt (drei Kategorien)
• Wie KI-Output gekennzeichnet wird
• Ansprechpartner bei Fragen
• Konsequenzen bei Verstößen

5. DSGVO-Folgenabschätzung KI-Setup (Word)

Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung pro Tool und Use Case. Folgt der Struktur, die der Bayerische Datenschutz-Aufsichtsrat 2025 empfohlen hat.

6. Plattform-Kennzeichnungs-Übersicht (PDF, A4)

Eine Seite, fünf Plattformen, Übersicht der Kennzeichnungs-Pflichten und Algorithmus-Reaktionen.

7. Quartals-Audit-Checkliste (PDF)

• Schatten-KI-Audit
• AVV-Aktualität pro Anbieter
• Whitelist-Aktualität
• Mitarbeitenden-Schulungs-Status
• Verarbeitungs­verzeichnis-Update
• Plattform-Policy-Änderungen
• AI-Act-Konformitäts-Check

Wie die Vorlagen genutzt werden

Empfehlung 1: Anpassung statt Übernahme. Jede Vorlage spiegelt einen Standard-Fall.

Empfehlung 2: Pflege im DMS oder Wiki. Die Vorlagen leben mit dem Setup.

Empfehlung 3: Quartals-Review. Mindestens einmal pro Quartal gegen aktuelle Gesetzeslage und Anbieter-Verträge prüfen.

Take

Vorlagen sind nicht der eigentliche Wert. Der eigentliche Wert ist die Routine, sie anzuwenden, zu aktualisieren und im Team zu verankern. Wer sie aktiv pflegt, hat einen tragfähigen Compliance-Setup.